在企業管理體系中,行政工作至關重要,它涵蓋了六大核心模塊。行政規劃模塊為企業行政工作制定長遠藍圖與目標;人事行政模塊負責人員招聘、培訓與績效考核等事務,為企業吸納和培養人才;后勤保障模塊保障企業日常運營所需的物資供應與環境維護;文書檔案管理模塊對企業文件資料進行有序整理與保存;行政管理模塊處理規章制度制定、流程優化等;公共關系模塊維護企業與外部的良好關系。
1、模塊一:流程制度化管理。流程化工作是行政事務工作的首位,行政公司不比HR工作的標準多,但其建設性的流程建設、企業規章制度管理、經營計劃、目標責任簽訂書簽訂工作等就是需要行政事務小伙伴們需要日常性完成的工作事務。
2、模塊二:會務外聯管理。辦公室工作包括了秘書服務、會議管理、活動管理、文書文稿寫作與印發、公共事務管理、黨團工會婦聯工作等其他工作的對接、外部來訪的接待與協調,也包括代表公司接受來自公安、衛生、環保、消防、工商、稅務等政府監察機關對公司的行政檢查及有關工作等。
3、模塊三:文印資質管理。辦公室工作較為繁瑣,事無巨細的程序一點都不比HR工作少,特別是總經辦、總裁辦、董事辦等行政人員還要負責企業內部文件公文的制作及印發,印鑒管理、公司營業執照等資質管理及使用以及按照工商、稅務和質檢部門的要求,定期完成企業年報及換證工作等行政事務。
4、模塊四:檔案資料管理。企業各種會議紀要、工作決議、紅頭文件、對外對內的財報、審計報告、董事會資料等的檔案管理、資料管理,同事也包括公司內部圖紙、照片、證件證書、榮譽牌匾等的保管、使用工作,都是行政部門小伙伴每天都要負責去做的行政工作,可以說每一項資料都非常重要,需要行政去認真完成。
5、模塊五:采購資產管理。行政工作之所以繁雜和細致,要有對辦公設施設備資產管理、辦公用品領用及登記、辦公成本控制及管理等工作,這項工作既是行政也有財務方面的工作,可以說此項工作的難度不是一個行政部門就能獨立完成的。
6、模塊六:后勤安保管理。后勤保障是行政部門日常工作,其中包括了車輛管理、安全保衛、食堂管理、辦公室工位管理、宿舍管理、鑰匙保管、名片印制、衛生管理、接待服務、報刊信函收發、環境管理(含清潔綠化)、后勤服務(吃住行及醫療服務)等。
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