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前臺接待工作規范細則
行政事務部制作
2009年1月
簽發人:___________簽發時間:______
目錄
一、 前言……………………………………………………………….3
二、 崗位職責………………………………………………………….4
三、 工作權限………………………………………………………….5
四、 隸屬關系………………………………………………………….5
五、 具體要求………………………………………………………….6
六、 儀容儀表………………………………………………………….9
七、 禮儀禮貌…………………………………………………………10
八、 監督領導………………………………………………………..10
九、 處罰細則…………………………………………………………11
前言
公司前臺作為公司涉外窗口,須經常性與客戶接觸,具有較重大的責任,前臺接待直接代表企業形象和服務質量,因此,公司的前臺接待必須嚴格遵守接待工作規范。反之,則會給公司形象造成嚴重的不良影響。有鑒于此,特制定前臺接待工作規范細則,對接待工作進行細化、具體化。前臺接待所有在崗位職責范圍內應當負責的工作,如果出現失職,導致公司出現重大損失,即使本細則未予制定,也可追究其必要的失職責任,具體處罰由董事長辦公會研究后決定。
二、崗位職責
1、負責進入公司辦公場所的來客的接待、登記、導引,對無關人員、上門推銷和無理取鬧者,阻擋在外或協助有關人員處理。
2、負責公司郵件、包裹、報紙的收發與轉交。
3、負責接聽來訪電話,記錄電話內容,并做好記錄與傳達工作。定期維護、保養電話機。
4、保持前臺環境清潔。
5、負責公司文件打印,協助復印等工作。
6、負責報刊訂閱及郵件分發管理。
7、協助來訪客人的接待、公司會議后勤工作。
三、工作權責:
1、 前臺整理、清潔
2、 接待來訪客人、重要賓客并進行指引及提供相關服務
3、 公司來往信函、資料、雜志的收發登記
4、 接聽電話,處理一般事務,遇重要投訴應及時通知客戶服務部經理。
四、 隸屬關系:
直接領導:行政事務部經理
下屬: 無
五、工作具體要求:
崗位職責1:
1、 為公司來客設立登記本,所有來公司人員均須登記,(老板的熟朋友或施工部人員可免登記)。登記本上注明來訪人姓名、人數、來訪事由、出入時間。
2、 上班時間必須在崗。即早上8:30、早上12:00、下午2:30、下午6:00。如因公務需外出,經直接領導批準可離崗。外出期間,由直接領導安排前臺接待人員,必須保證前臺無空崗。如無法安排人員,前臺接待人員不得外出。私事不得離崗。
3、 公司有來訪客人,來客行至前臺一米以內,前臺接待必須起身微笑相迎,說禮貌用語,招呼客人就座。客人坐下后,前臺接待方可就座。
4、 來客提出個人要求時,前臺接待必須認真聆聽,有必要時做好筆記,如遇無法處理的投訴,則請客人稍等,請客戶服務部經理出面解決。
5、 來客提出要找公司員工時,前臺接待應先問有無預約。并請來客做好登記,再打電話致要找的員工,詢問是否帶進。如回答需要馬上帶進,則應行前領路,如需遲些才帶進,請客人在接待室就坐,為客人倒水,請客人稍待。等可以帶進時,再將客人帶進。帶進辦公室后,再為客人倒水。(七分滿)。
6、 如來客不聽要求,想要硬闖辦公室,呼叫秩序維護員協助攔截。如事態緊急,可呼公司辦公大廳員工協助。
7、 客人離開時,請客人再登記,并微笑致意,“歡迎下次再來”。
崗位職責2:
1、 負責收取所有公司來往郵件、包裹、報紙、資料,并進行登記后,交上級領導處理。
2、 收到的雜志交行政專員登記。
崗位職責3:
1、 鈴響三聲內接聽,如超過三聲后接起電話,則應說“不好意思,剛才有事走開了,請問有什么可以幫到您?”
2、 接聽電話時用規范的語氣說:“您好,XX公司!”或“您好,XX!”
3、 來電人提出要求,須記錄的必須及時記下。如需轉達他人的,需記下來電時間、來電人姓名、事由、相關事項。
4、 接電話時必須注意禮儀,語速平和,保持自然、得體、大方的形象,話機與臉龐成45度角,身體不得傾斜,不得嘴里吃東西,不得前仰后合。說話時控制音調,不得過于吵鬧。
5、 接電話盡量長話短說,如遇客人投訴電話,需安排客人情緒的,應耐心安撫。私人電話不要超過三分鐘。
6、 接電話不得先于來電人掛機。(私人電話除外)。
崗位職責4:
1、 前臺包括整個前臺及附屬三張辦公椅必須保持整潔、干凈,無灰塵、無污漬。
2、 除公司宣傳單、個人茶杯、臺歷、盆花外,不得放置任何物品。不得堆放食物、雜物。不得在前臺吃食物。
3、 前臺只能由接持人員坐,其他人員不得進入前臺就座。公司人員不得聚在前臺閑聊,如有公務需探討可進入前臺,但不得超過十分鐘。需超過十分鐘的,應改在其他辦公室進行,前臺接待人員向上級領導申請安排。
4、 協助保潔專員做好前臺的清潔工作。
崗位職責5:
1、 日常工作以前臺接待為主,復印、打印工作為輔。協助行政專員進行復印、打印。
2、 必須掌握復印機、傳真機、碎紙機的使用方法,當行政專員沒空的時間可復印、打印。離崗時必須向直接領導說明,由領導安排人員在前臺。
3、 打字速度不得低于50字/分鐘。會用excel制表及運用簡單的公式。
崗位職責6
1、 來訪客人需在小區參觀時,需為他們引路并做好宣傳介紹工作,解答來客疑問。重要事件需及時向直接領導匯報。
2、 公司需進行培訓、或召開會議時,須提早半小時到現場,協助做好一切準備工作。包括投影儀的準備、安裝、調試,會議簽到、安排桌椅等。如有VIP客人到訪,除為其做好準備工作外,還需負責倒水、加水等。
六、 儀容儀表要求
1、 公司訂制制服的,須穿著制服上班。無訂做制服時,須穿職業裝,即套裝上班。保持清潔衛生整齊
2、 不得穿牛仔褲、T恤、露肩裝、吊帶等非正規衣服上班。不得穿拖鞋或類似拖鞋的皮涼鞋上班。裙裝下擺不得低于膝下三公分。不得穿著“三截腿”。
3、 頭必須經常洗,梳理整齊,不得有頭皮屑。不得披頭散發,發長不得過肩。
4、 常剪指甲,保持清潔,不得留長指甲,不能涂指甲油,指甲內不得有黑色物狀。
5、 保持口氣清新自然無異味。
6、 上班期間應化淡妝,除戒指外不得佩戴飾物。不得在前臺化妝。
7、 保持良好的站、坐、走姿。站時須挺胸收腹沉肩。坐時不得前仰后靠,不得搖頭晃腦,東張西望。走時保持站的基礎上,水平向前,平穩適中,無緊急情況,不得在小區內奔跑。
8、 在客人面前,不得修指甲、剔牙、掏鼻、打嗝、伸懶腰、唱歌、哼小調、化妝。
七、禮貌禮節
1、接待賓客要自然大方、穩重熱情、有禮貌,熟練運用“十一字”禮貌用語,做到微笑服務,用好敬語。做到:迎賓有問候聲、說話有稱呼聲、離別有致謝聲、工作出現差錯有道歉聲。不以膚色、種族、信仰、衣著、相貌取人。
2. 與客人相遇要主動讓路,會見客人時不主動握手,特別是女賓。若賓客先伸出手來握手,應面帶微笑與客人握手。握手時姿態要端正,腰要直,上身稍前傾,力度不能大,不能用左手與客人握手。
3. 與客人交談應站立端正,講究禮貌,不左顧右盼,低頭哈腰。要用心聆聽客人的講話,不與客人搶話,不中途插話,不與客人爭論,不強詞奪理,說話要有分寸,語氣要溫和,語言要文雅。
4. 不詢問客人的年齡,特別是女賓。不要詢問客人的履歷、工資收入、衣物價格。對奇裝異服的人不圍觀,不交頭接耳。對殘疾或身體有缺陷人士不歧視,熱情幫助,服務周到。
5. 不得有對來客有過分隨便、過分親熱的舉動,不得勾肩搭背、不得嘲笑來客不小心的現象,不得對來客指指點點。
七、 監督人本工作細則的直接監督人為行政事務部經理。公司其他部門經理以上人員協助。
八、 本《工作細則》對前臺接待的各項工作內容提出具體要求,如有違反要求的,將視情節輕重予以處理:
1、 違反上述各項規定,一個月內達到三次以上(含三次)的,視為失職。公司將公開批評。
2、 違反上述各項規定,一個月達到五次以上(含五次)的,視為嚴重失職,當月績效考評列為不合格,行政事務部經理開具扣罰通知書,扣罰現金50—100元。并加強相關的培訓。
3、違反上述各項規定,一個月內達到十次以上,或累計超過十五次的,視為不合格。公司予以調崗。如無法安排崗位的,予以辭退。
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